×
Çağrı Merkezi kurulum ve planlama aşamaları nelerdir?

Çağrı Merkezinizi Planlamak

1. Çağrı Merkezinizin Kurulumuna ve İhtiyacınıza Karar Verin

Çağrı merkezinizi kurmadan önce, çalışmak istediğiniz çağrı merkezi türüne karar vermelisiniz.

İki tip çağrı merkezi kurabilirsiniz;

Yerinde bir çağrı merkezi(satın alma) veya cloud çağrı merkezi(kiralama) konumlandırmayı seçebilirsiniz .

Bu iki seçeneği aşağıda biraz daha detaylandıralım,

1. Yerinde Çağrı Merkezleri (Satınalma)

Yerinde çağrı merkezleri firmanızın sağlamış olduğu donanım altyapısı üzerine kurulan bir yapıdır.(Sanallaşıtırma yapılmış bir sistem veya fiziksel bir sunucu ayrılarak tanımlanmıştır)

Yerinde bir çağrı merkezi, işletmenizi sabit bir yerde kurmak ve yüksek uyum ve güvenlik gereksinimleri olan büyük şirketlere veya işletmelere hizmet vermek istiyorsanız harika bir seçenektir. Bu aynı zamanda büyük bir ekip tutacaksanız iyi bir seçenektir, çünkü kaynakları merkezi bir konumdan kolayca yönetebilirsiniz.

Ayrıca, çağrı merkezi hizmetlerinizi potansiyel olarak kullanabilecek diğer küçük işletme operasyonlarına da yakın olacaktır.

2. Cloud Çağrı Merkezleri

Sanal çağrı merkezi, genellikle yönetimsel olarak iş yükünü hafifleten sunucu, bakım ve maliyetlerini optimum seviyede tutan bir yapıdır. Çağrı Merkezi sunucunuzu kiralar ve aylık bedel ödeyerek kullanıma devam edebilirsiniz. Kurulum maliyetlerine harcayacak çok paranız yoksa sanal çağrı merkezi iyi bir seçenektir.

Operasyonlarınız çalışanlarınız tarafından uzaktan yürütüldüğünden, kira, elektrik ve internet gibi genel giderler için ödeme yapmanız gerekmeyecek.

Uzak bir iş gücünü yönetmek kolay değildir - özellikle doğru araçlara sahip değilseniz . Üretkenliği ölçmekte ve iş performansını ölçmekte zorlanacaksınız. 

Dolayısıyla, sanallaştırmayı planlıyorsanız, doğru üretkenlik yazılımını ve performans izleme araçlarını kullanmayı ciddi şekilde düşünmelisiniz.

B. Çalışma yönteminiz ne olacak ?

İşletmenizin çalşma yöntemi, sunduğunuz hizmetleri belirler. Giden arama hizmetlerine odaklanabilir veya yalnızca gelen aramalara yanıt verebilirsiniz.

Bu iki seçeneği aşağıda biraz daha detaylandıralım,

1. Giden Çağrı Merkezleri

Giden çağrı (outbound call) yalnızca giden çağrılara odaklanır. Satış , telefonla pazarlama, anketler yürütmek ve randevu ayarlamak için arama yapıyorlar .

2. Gelen Çağrı Merkezleri

Gelen çağrı (inbound call), sipariş alma, müşteri desteği sağlama ve sorulara yanıt verme gibi hizmetler için kullanılır. Müşterilere herhangi bir çağrı yapmazlar - sadece onlardan çağrı alırlar.

* Lisanslama yöntemi ile her ikisi de birlikte çalıştırılabilir. Tegsoft üzerindeki lisanslama yapısında, Blended lisanslama ile hem gelen hem de giden aramalarınızı gerçekleştirebilirsiniz.

2. Hedeflerinize Karar Verin

Çağrı merkezinizi kurmaya başlamadan önce hedeflerinizi bir iş planında özetlemek önemlidir.

Neden?

Çünkü hedefleriniz şunları gerektirecek:

  • Yapmak istediğiniz arama türü
  • Uygulayacağınız süreçler.
  • Maliyetler.

Hedefler oluşturmak, işinizi büyütmenin harika bir yoludur çünkü ilerlemenizi ulaşılabilir parçalara böler. İşletmenizi tutarlı bir şekilde büyütmek için hedeflerinize sürekli olarak ulaşabilirsiniz.

3. Bir Bütçe Oluşturun

Çağrı merkezi kurmak maliyetli bir durum gibi görünse de, işinize kattığı/katacağı müşteri deneyimleri ve geri dönüşler, bu maliyeti kısa sürede sübvanse edecektir..

Başlıca maliyetler ;

  • Çağrı merkezi ekipmanı.
  • Lisanslar
  • Web siteleri ve pazarlama.

Planlamaya dikkat etmezseniz, işletmenizin ihtiyaç duymadığı şeylere kolayca fazla para harcayabilirsiniz. Ancak, bütçenizin şirketinizin kurulumuna ve odak noktasına göre değişeceğini de unutmamak gerekir.

Örneğin, yerinde bir çağrı merkezi, sanal bir çağrı merkezine göre çok daha fazla yönetici maliyetine sahip olacaktır. Şunlara harcamanız gerekecek:

  • Kira.
  • Elektrik.
  • Yüksek hızlı internet.
  • Ofis malzemesi.

Giden çağrı merkezi büyük ölçüde CRM yazılımına dayanırken, gelen çağrı merkeziniz büyük ölçüde bilgi veritabanlarına ve yardım masası yazılımına bağlı olabilir.

Tegsoft içinde gelen gömülü CRM yazılımı sayesinde ekstra maliyetlerden kurtulmuş olacaksınız.

Çağrı merkezi yazılım ve kurulumları ile ilgili olarak başka bir yazı da görüşmek üzere.